Hvad kommer først, når du skal skabe de bedst mulige resultater med de resurser du har til rådighed? Planlægning eller prioritering? 

Hvad tænker du?

Jeg er ikke i tvivl! Det gør prioritering! Du er nødt til først at “rydde op” i dine opgaver for at du bringe dig i en position hvor du kan lave en ordentlig plan! 

….. og hvordan gør man så det? Jo, der er flere gode tilgange til at kunne lykkedes med god prioritering og dem kikker vi på nedenfor. 

Eisenhower Prioriteringsmodel, her nedenfor, blev angiveligt brugt af den tidligere amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower. Baggrunden for modellen kan spores tilbage til hans udtalelse: “Jeg har to slags problemer: de vigtige og de presserende. De presserende er sjældent vigtige, og de vigtige er sjældent presserende.” 

Eisenhower brugte denne tankegang til at prioritere opgaver og træffe beslutninger i både sin personlige og professionelle liv. Han opdagede, at mange mennesker brugte meget tid og energi på opgaver, der var presserende, men ikke nødvendigvis vigtige, og at dette ofte førte til at de forsømte de vigtigste opgaver. 

For at undgå dette udviklede han prioriteringsmodellen, som hjælper med at sortere opgaver efter deres betydning og hastighed. På denne måde kan man fokusere på de vigtigste opgaver først og undgå at blive fanget af presserende, men mindre vigtige opgaver. Modellen kan bruges til at prioritere opgaver, planlægge ens tid og træffe beslutninger, både i personlige og professionelle sammenhænge.

I videoen nedefor forklare jeg hvordan du praktisk bruger Eisenhowers Prioriteringsmodel. 

Modellen hjælper dig med at opdele opgaver i fire kategorier baseret på to dimensioner: vigtighed og uopsættelighed (opgaver det haster).

De fire kategorier er:

Vigtige og haster: Disse opgaver kræver øjeblikkelig handling, da de både er vigtige og har en tidsfrist eller deadline. Det kan fx være en krise, en akut sundhedsmæssig situation, eller en vigtig rapport, der er bestilt med kort varsel og som skal afleveres i dag. 

Vigtige, men haster ikke:  Disse opgaver er vigtige for at opnå dine langsigtede mål eller for at undgå fremtidige problemer, men de har ikke en tidsfrist eller deadline. Det kan fx være træning, planlægning af karriereudvikling, eller at bygge relationer med vigtige kontakter.

Haster, men ikke vigtige: Disse opgaver kræver handling nu, men de er ikke kritiske for dine mål eller succes på lang sigt. Det kan fx være at besvare en mail eller deltage i et rutinemæssigt møde. Ofte vil du kunne delegere opgaver i dette felt til din medarbejdere. Det vil give dig mere tid og give dine folk mulighed for at få nye spændende opgaver der kunne udfordre og udvikle dem Det kan selvfølge kræve lidt investering i udvikling men på den lidt længere bane er det give rigtig godt ud (lær mere om dette på kurset “Medarbejderudvikling og MUS). For dig og medarbejderen vil det blive win – win!!

Haster ikke og ikke vigtige: Disse opgaver har ingen tidsfrist og har heller ikke nogen betydelig indvirkning på dit liv eller arbejde. Det kan fx være at surfe på internettet eller se fjernsyn.

Ved at bruge Eisenhower’s prioriteringsmodel kan du planlægge din tid og opgaver mere effektivt og undgå at blive overvældet af uopsættelige, men ikke vigtige opgaver på bekostning af de vigtige, men ikke uopsættige opgaver.

I videoen nedefor sætter jeg lidt flere ord på modellen og forklare hvordan du praktisk kan bruge Eisenhowers Prioriteringsmodel i din hverdag.

Øvelse

1. Print en version af Eisenhowers Prioriteringsmodel
2. Noter 10 af dine jævnligt forekommende ledelsesopgaver på 10 små stykke papir.
3. Lad en anden person nævne en tilfældig dag, dato og tidspunkt på dagen. F.eks. tirsdag d. 5. december ’23 kl. 09:30.
4. Hvor ville du placere opgaverne i Eisenhower på præcis dette tidspunkt? 
5. Brug 2 minutter til at overveje om dine prioriteringer er rigtige
6. Hvordan ville du efter nærmere overvejelse prioritere de 10 opgaver?