Når jeg slår et ekstra slag for planlægning, er det fordi nedenstående figur illustrerer noget vigtigt, som er gennemprøvet ofte ✔
Nemlig at hvis man er grundig i sin planlægning, så vil den samlede gennemførselstid og spild af ressourcer formindskes betydeligt✨
Ergo: Brug længere tid på at planlægge grundigt, det vil spare dig tid, penge og ærgrelser i al almindelighed.
Her giver vi dig en enkel og effektiv model til både at lægge og gennemføre en god plan. Modellen er overskuelig og let at huske og alligevel rummer den alle de væsentlige elementer i en god plan! High Performance Planning!
Onde tunger vil sige, at modellen er (for) banal! Det er rigtigt, det tænker jeg også, den er 🤓 Det er genialt!
Fordi så er den nem at huske og let at forholde sig til, sådan!
Jeg gennemgår modellens 4 faser og deres indhold i videoen nedenfor.
Link til video om High Performance Planning
Her får du yderligere et eksempel på hvordan High Performance Planning/HPP-modellen bruges i praksis.
Lad os sige at du driver en mellemstor butik med 10 ansatte, en af dem er din souschef og en er fast ansat på lageret. Du har besluttet at lave en plan for, hvordan dine sælgere bliver dygtigere til at sælge varer, som I har en høj avance på.
Fase 1: Planlægning
Mål (SMART):
Sælgerne skal forøge deres indtjening med minimum 5 % inden udgangen af Q3.
Ressourcer:
Dine ressourcer kunne meget vel være:
– Souschef
– Sælgerne
– Dig selv
– Jeres IT-system
– Lagermand
– Inventar
– Intern markedsføring i butikken
– Ekstern markedsføring på nettet
– Planlagte kampagner
– Eksterne trænere fra den lokale handelsskole
Metode:
- Kontakt skolen og lav en af tale med træneren
- Involver sælgerne i processen på et morgenmøde
- Sæt mål sammen med sælgerne individuelt
- Læg den konkrete plan for projektet sammen med sælgerne (husk at tage alle ressourcer i betragtning!)
- Gennemfør træning sammen med den eksterne træner
- Måleperioden er Q3 og data finder I i jeres IT-system
Organisation:
Indledende planlægning og morgenmøde – dig selv
Opfølgning, samtaler med sælgerne og træning – din souschef
Træning – drives af en ekstern konsulent
Fase 2: Kommunikation
Kommunikationen er vigtigt. Den rette plan kan falde til jorden hvis ikke den “sælges” rigtigt.
Mit råd er hellere “selling” end “telling”.
Selling er hvor du “sælger” din plan får at resten af teamet vil “købe” planen. Det giver god mening fordi de er vigtigt at der er god energi omkring planen eller taber den let luften.
Vælger du derimod “telling” altså at “anvise” eller “forlange” at sådan er planen uden videre forklaring. Så vil teamet være langt mindre tilbøjelig til at støtte op om projektet med mere end hvad der lige nøjagtigt kan forventes.
Ja, ja jeg ved godt at du har ledelsesretten – men du har også pligt til at gøre hvad der skal til at nå målet OG al erfaring og forskning viser at det giver mere energi at være en del af planen end blot at være en tilfældigt tandhjul i maskinen der skal eksekvere planen.
Husk også på forskellig kommunikation til forskellige profiler! ☝
Det kan du lære mere om på kurset “Fundament for gode ledelse” eller “Profiler”.
Fase 3: Iværksæt plan
Når planen er solgt – og købt er det “blot” at eksekvere den. Organisationen og tidsplanen er jo på plads. Det du skal vælger er hvordan og hvor ofte du følger op.
Det kommer jo an på flere ting, f.eks.:
- Hvad er kulturen.
- Hvis kulturen er at her følger vi meget så børe du ikke slække på det punkt. Ikke før du har vænnet teamet til noget andet.
- Hvad er kravene ift.. branche standarter
- Der er jo stor forskel fra branche til branche på hvor vigtig præcision og detaljen er. Det er ikke en katastrofe hvis en udstilling i en modebutik ikke sidder lige i skabet i første forsøg (synes jeg 😉) MEN når en bil ruller ud fra værkstede skal alt jo fungere 100% eller kan det være livsfarligt.
- Hvor dygtige og erfarne er de folk der skal løfte opgaven
- Medarbejder der er nye på opgaven vil nok bliver skuffede hvis du ikke følger op, støtter og anerkender. Hvorimod rutinerede og dygtige folk nok vil følge sig overvågede hvis du følge for hyppigt op.
Fase 4: Evaluering
I fase 4 sker det to ting.
- Kontrol af om I nåede målet.
- En evaluering af hvad det gik godt siden I nåede målet og mere til – eller en evaluering af hvad der gik galt siden I ikke nåede målet.
Begge dele er vigtigt for teamet motivation og jeres chancer for at gøre den endnu bedre i fremtiden.
Øvelse
Prøv at sætte en opgave du og dit team løser dagligt eller ugentligt ind i planlægningsmodellen ovenfor.
Når du har gjort det reflekter så over, hvor der er forbedringsmuligheder i de forskellige faser.
Det kunne f.eks. være:
Er dit mål SMART?
- Har du overblik over dine samlede ressourcer?
- Har du de rette kompetencer på de rette opgaver?
- Osv.
Vi kan snakke om dine refleksioner på mentormødet efter kurset 👍