Her får du 4 gode tips til at optimere din kalender. Jeg lover dig, at hvis du implementerer dem, bliver det noget bøvl for dig i starten, fordi du ikke plejer at planlægge på denne måde. Til gengæld vil jeg også love dig, at når det på lidt længere sigt bliver en rutine at arbejde med din kalender på denne måde, vil det gøre dit liv som leder meget lettere og mere effektivt! ⏱

Du får også lejlighed til at arbejde med nogle af tipsene i den afsluttende opgave.

Tip nr. 1!

Læg luft i kalenderen 

“Det er ikke smart at planlægge en Colgate-kalender“, var der engang en, der kom og sagde til mig på et lederkursus, jeg afholdte. Desværre kan jeg ikke huske, hvem det var og det er ærgerligt, fordi det var genialt, da jeg først forstod, hvad det betød. 

“Øhh hvad??“, svarede jeg.

“Jo“, forklarede vedkommende mig: “En Colgate-kalender er en kalender med nul huller! I din kalender er det, i modsætning til i dine tænder, ikke godt med nul huller, fordi hvis du har nul huller i din kalender, vil alle nye opgaver kræve en eller anden form for omprioritering og det tager tid samtidig med, at det trætter dig mentalt – du vil føle, at du har endnu mere travlt!” 🙃 Sjovt og sandt! I sidste ende vil du formentlig bruge mere tid på omprioritering og ny planlægning, end hvis du lægger lidt luft ind i din kalender. 

Det er jo rigtigt. Det er lidt lige som at køre i tæt trafik på motorvejen. Egentlig virker det meget effektivt, vejen er jo fyldt helt op, hvilket logisk nok må betyde, at rigtig mange kommer hurtigt frem, for vi er jo på motorvejen og derfor kører vi stærkt! 🚗

MEN sådan virker det sjældent (aldrig) i praksis. Fordi der ingen luft er mellem bilerne, kommer vi meget let til at køre “harmonika-kørsel”. Du ved; lidt frem og hold, lidt frem og hold, lidt frem og hold og det gør det umuligt at komme hurtigt frem. Jeg tænker, du har prøvet det, måske på vej til en færge eller et fly!

Den manglende luft mellem bilerne betyder nemlig, at den mindste forstyrrelse som f.eks. en der sætter farten lidt ned, en campingvogn eller en opbremsning lynhurtigt forplanter sig ned gennem geledderne og medfører kø og langsom kørsel. 

Dvs. at en motorvej med færre biler, som faktisk kan køre 130 km/t, er mere effektiv end en meget fyldt motorvej. Sådan er det også med opgaver i din kalender. Kan du følge mig?

Hvis du er nysgerrig på at læse mere om effektiv planlægning, så læs Morten Münsters fremragende bog “Jytte vender tilbage”. Han skriver underholdende og informativt om dette med tid, planlægning og luft understøttet af praktiske undersøgelser fra virkeligheden. Du kan også blive klogere her.

Tip nr. 2!

Skriv alt i din kalender!

Dig: “Alt?“

Mig: “Ja!“

Dig: “Også at jeg skal huske at låse døren op, inden jeg åbner den og jeg skal tænde min pc, før jeg bruger den?“

Mig: “Ok, så ikke alt“

Men dette er den sikreste måde, hvorpå du får et solidt overblik over, hvad der ligger af opgaver i din pipeline i dag, i denne uge, i denne måned. Det er mærkeligt, men det er som om, at det, der er rutine og daglige gøremål, sætter vi ikke rigtig tid af til, f.eks. læse mails, aflytte telefonsvareren, tjekke gårsdagens resultater, følge op på sygefravær osv., osv.

Nu kommer jeg til at lyde MEGA gammel, men da jeg startede som personalechef (til jer der er født efter 2005, så er det en HR-manager😉) i Salling i 2006, brugte jeg mere tid på at åbne gode gammeldags breve end mails. Jeg mener, jeg havde et sted mellem 6 og 8 breve dagligt + enkelte beskeder i intern post. Jeg havde endda arvet en brevkniv fra min forgænger! 4 af brevene var salgsmateriale, der røg direkte i skralderen (sorry). 

Jeg ved, hvad du tænker. “Det er ski’ da noget han digter“. Men nej. Da jeg stoppede i jobbet, vil jeg skyde på, at jeg skulle forholde mig til et sted mellem 30 og 50 mails dagligt og 0 breve. Rigtig mange af disse mails var ikke særlig vigtige, men det kan man jo ikke vide, før man har tjekket dem. Al den tid alle de ekstra mails tog at forholde sig til, lagde jeg ikke ind i min kalender, dem læste jeg bare løbende. 

For at afhjælpe at du falder i den sammen fælde, kan du f.eks. sætte 25 minutter af til “morgenrutiner” – herunder oplåsning af dør, brygning af kaffe, opstart af pc, opfølgning på gårsdagens resultater, opvarmning af ovn m.m.

Hvis du afprøver dette, tror jeg, det vil overraske dig, hvor meget tid du bruger på opgaver, du ikke planlægger tid til.

Tip nr. 3!

Vær uambitiøs i din planlægning!

Dette tip er lidt i samme boldgade som tip nr. 1, og så alligevel ikke helt. Ting tager tid – og det tager ofte mere tid, end du forventer ( … og det pudsige er, at du ved det jo godt 😆).

Jeg er med på, at du virker mere vigtig og dynamisk, hvis kalenderen er fyldt og det signalerer, at du er betydningsfuld og skal nå en masse😉

Men nu er det jo ikke sådan, at fordi det står i kalenderen, så skal det nok gå, så skal du nok nå det. Jeg er sikker på, at du vil vinde mere respekt – og leve længere, hvis du når lidt mindre, men leverer bedre kvalitet på det, du så faktisk når at levere.

Tip nr. 4!

Forudse det uforudsigelige!

Du kan godt. At noget er uforudsigeligt betyder ikke, at du ikke ved, det kommer. Du ved det kommer, du ved blot ikke, hvad det er, der kommer – og der er stor forskel. 

Vejret er uforudsigeligt (i gamle dage i hvert fald), men du ved, der kommer vejr i morgen også ☀️⛅️⛈💨

Og hvis du ved, at der kommer noget et-eller-andet; du blot ikke ved, hvad er. Så kan du altså lige så godt sætte tid af, til det der kommer (se tip nr. 1). 

Du ved f.eks., at der dagligt er bøvl med jeres IT. Det er forskelligt, hvad bøvlet er, men det vender dagligt tilbage. Så kan du f.eks. sætte 30 min. af til IT-bøvl dagligt. 

Du ved, at der dagligt er bøvl med sygemeldinger og deraf følgende omorganiseringer. Så kan du sætte 45 min. af til sygemeldings-bøvl dagligt (og så vil jeg anbefale, at I sætter tid af til at se på jeres arbejdsmiljø også). 

Skulle der så en eller anden dag ikke dukke udfordringer med IT eller sygemeldinger op, så har du jo mellem 30 og 45 minutter, du kan bruge på synlig ledelse 👍

Refleksion

Overvej følgende:

• Hvor ofte er du for optimistisk med din tid, når du lægger planer?
• Hvor ofte tænker du: “Det skal nok lykkedes, hvis jeg strammer mig an“, når du lægger endnu en opgave i kalenderen?
• Hvad ville der ske, hvis du begyndte at planlægge flere/større huller i din kalender?
• Hvad ville du bruge tiden på, hvis du havde planlagt huller i kalenderen og der faktisk ikke kom noget ad hoc, du kunne fylde i de huller?
• Hvordan kan Eisenhowers Prioriteringsmodel (se lektion 2, Prioritering) bruges i samspil med disse tips?