Lektion 4

Fase 2: Behandling af ansøgninger

Ansøgningssystem i PWT Group = YoungCRM

I videoen herunder demonstrerer Morten Guldberg, hvordan PWT Group´s digitale rekrutterngsplatform YoungCRM virker. Systemet håndterer alle online ansøgninger vi modtager og sikrer, at der er 100 % styr på ansøgerne, så ingen bliver glemt.

Behandling af indkomne ansøgninger

Følg op på alle ansøgninger. Det er regel nr. 1 i seriøs rekruttering. Det efterlader din butik med et ærgerligt image, hvis ikke du tager alle ansøgninger alvorligt og i det mindste besvarer dem og sender afslag.

Nu starter dit arbejde med at sammensætte tre dimensioner: Ansøgerens CV, ansøgning og match ift. dine kritiske jobfaktorer. I denne fase bruger du de tre til at beslutte, om du skal tage ansøgeren til samtale. Under rekrutteringssamtalen (samt referencen) skal du danne dig dit eget indtryk af de tre dimensioner ved at spørge ind til alt det, du er blevet nysgerrig på at få underbygget, afdækket og bekræftet i forhold til det, du har læst i denne fase.

Jeg læser altid CV’er først. Det sparer tid og er typisk relativt objektivt. Når det sparer tid, er det fordi, hvis du af CV’et kan læse, at ansøgeren ikke har de rette kompetencer og den rette erfaring, så er der ikke den store grund til at læse videre. Der findes naturligvis eksempler på mennesker, der har pyntet på deres CV. Også selvom alle og enhver ved, det let kan tjekkes. Jeg er dog kun stødt på fænomenet CV-opfriskninger ganske få gange, så min erfaring er, at du godt kan regne med CV’er. Men du skal selvfølgelig efterprøve det, inden du tilbyder ansøgeren jobbet!

Derefter kan du læse ansøgningen. Ansøgerne gør deres bedste for ærligt og redeligt at fortælle dig om deres styrker og hvad de kan bidrage med. Det er naturligvis en udfordring, at du ikke ved, om de har skrevet den selv. Måske har de en jobcoach, eller måske har ChatGPT skrevet ansøgningerne. Se det vedhæftede eksempel under Øvelsesfiler. Den er da meget fin; jeg har blot ikke selv forfattet den. Det har ChatGPT gjort. I sidste ende bør du under alle omstændigheder fokusere på essensen i indholdet og ikke så meget på, om vedkommende er en dygtig forfatter.

Det er så NU, dit arbejde med kritiske jobfaktorer igen betaler sig. Hvis din udvælgelse af kandidater primært baserer sig på en god fornemmelse, så vil du formentlig opleve, at der er mange ansøgninger, du synes ”der er noget spændende ved og som du skal snakke med”. Men det skal du ikke! Det er spild af din tid (og af deres).

Når du har lavet det gode stykke arbejde med at finde de kritiske jobfaktorer, bør du bruge dem til at sortere de indkomne ansøgninger efter; med hård hånd! Hold dig selv op på at du ikke bliver blød og tager en til samtale, du alligevel synes, har noget kant eller hvad du nu kunne finde på af narrestreger for at komme uden om dine egne kriterier 😉

Mind dig selv om hvorfor det nu er, at dine kritiske jobfaktorer ser ud, som de gør! Det er fordi, de er hvad, din drømmemedarbejder skal indeholde/leve op til for at blive din næste fantastiske medarbejder – SÅ, hvis ikke kandidaterne lever op til de kritiske jobfaktorer, så duer de ikke, punktum!

I det ikke ukendte tilfælde, at der ikke rigtig er nogen kandidater, som passer til dine kritiske jobfaktorer, så prøv at lade være med at gå på kompromis. Tag en tur mere i ansøgningscirkusset og se om ikke der er bedre held denne gang. Måske kan du gøre en større indsats i forhold til search og netværk. Har du kigget ordentligt efter på f.eks. LinkedIn? Og har du nu haft fat i alle relevante personer i dit netværk og gjort dem opmærksomme på den ledige stilling? Har du ringet eventuelle leads (potentielle ansøgere, der har vist interesse for din virksomhed) op og gjort dem nysgerrige på jobbet? Nej, jeg tænkte det nok 😉 Så må du give den mere gas i anden runde!

Indkaldelse

Skal du ringe, skrive en sms, skrive på LinkedIn eller maile? Der er mange gode og dårlige muligheder 😊 Faktisk har jeg selv gjort en del i at ringe folk op. Hvis du ringer til folk efter kl. 18:00, er der rigtig stor sandsynlighed for, at de svarer (og så spilder du mindst mulig tid). Der er flere fordele ved af ringe til kandidaterne: 1: Du starter med at opbygge en relation med det samme, fordi opkaldet er en god anledning til at få en lille snak. 2: Du kan øjeblikkeligt besvare eventuelle spørgsmål, kandidaten måtte have og 3: I kan med det samme lave en aftale om, hvornår samtalen afholdes. Så er du godt i gang med at signalere kulturen og opbygge relationer allerede her, genialt!

”De skal jo stille til det annoncerede tidspunkt, jeg har besluttet, ellers kan jeg ikke bruge dem.”, er nogle lederes standpunkt. (Det følgende læses i en sarkastisk tone 😉) Det kan du også fint mene, og så har du jo også med det samme bekendt kulør med hensyn til, at du er en rigid og autoritativ leder med nul fleksibilitet, hvilket meget få ansøgere vil værdsætte i dag.

Derfor vil de betænke sig noget på at komme til samtalen og de vil formentlig ikke være interesserede i at arbejde for dig – og så må du jo bare lede videre i et udfordret arbejdsmarked efter en ny kompetent kandidat – god arbejdslyst! 👍

Det er dog min erfaring, at kandidaterne vil strække sig meget langt, for at møde op på det tidspunkt du foreslår, hvis det overhovedet er muligt for dem.

Når jeg har talt med kandidaten i telefonen og har aftalt en tid, så bekræfter jeg aftalen i en mail (eller sms) og jeg medsender gerne noget relevant materiale med f.eks. virksomhedens værdier, mission, vision osv.

Det er en smagssag, hvor mange du skal indkalde til samtale, men har du flere egnede kandidater så indkald minimum 3, så har du lidt forskellige erfaringsprofiler, mindset og adfærdsprofiler at forholde dig til.

Refleksion

• Hvad vil du konkret præsentere en kandidat for, hvis du ringede for at invitere til en samtale?
• Hvordan kan du bruge dit netværk, når du skal tiltrække kandidater til en ledig stilling i din butik?