Hvad kommer først, når du skal skabe de bedst mulige resultater med den tid og de ressourcer, du har til rådighed: planlægning eller prioritering?
Jeg er ikke i tvivl. Prioriteringen kommer først.
En flot plan hjælper ikke meget, hvis den er fyldt med de forkerte opgaver. Før du planlægger din tid, må du derfor tage stilling til, hvilke opgaver der skaber størst værdi for virksomheden, medarbejderne og de resultater, du har ansvaret for.
Det lyder enkelt. Det er det sjældent. For hverdagen har det med at råbe højere end strategien.
Når det haster, føles det vigtigt
Mails, telefonopkald, møder og små problemer kan hurtigt fylde hele arbejdsdagen. De kræver din opmærksomhed nu og her, og derfor kommer de let til at fremstå vigtigere, end de egentlig er.
Resultatet kan være, at du har travlt hele dagen uden at komme tættere på de vigtigste mål. Du får løst meget – bare ikke nødvendigvis det rigtige.
Eisenhowers prioriteringsmodel kan hjælpe dig med at skelne mellem det, der er vigtigt, og det, der blot haster.
Eisenhowers prioriteringsmodel
Modellen er inspireret af en udtalelse, der tilskrives den tidligere amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower:
“Jeg har to slags problemer: De vigtige og de presserende. De presserende er sjældent vigtige, og de vigtige er sjældent presserende.”
Modellen sorterer dine opgaver efter to spørgsmål:
- Hvor vigtig er opgaven?
- Hvor meget haster den?
Det giver fire forskellige felter.
1. Vigtigt og haster
Opgaverne kræver din opmærksomhed nu. Det kan være en driftsmæssig krise, en alvorlig medarbejdersituation eller en vigtig leverance med en meget kort deadline.
De skal løses, men hvis næsten hele din arbejdsdag foregår her, er det værd at spørge, om noget burde være blevet håndteret tidligere.
2. Vigtigt, men haster ikke
Her finder du opgaver, der skaber værdi på længere sigt: udvikling af medarbejdere, planlægning, forbedring af arbejdsgange, relationsarbejde og forebyggelse af kommende problemer.
Det er ofte disse opgaver, der gør den største forskel. De bliver bare let skubbet til i morgen, fordi de ikke råber særligt højt i dag.
3. Haster, men er ikke vigtigt
Opgaverne kræver hurtig handling, men bidrager kun i begrænset omfang til dine vigtigste mål. Det kan være afbrydelser, rutinehenvendelser eller møder, hvor din deltagelse ikke er afgørende.
Nogle af disse opgaver kan uddelegeres. Det kræver måske lidt oplæring, men kan både frigøre din tid og give en medarbejder mulighed for at udvikle sig. Det er det, man på godt dansk kalder en fornuftig handel.
4. Hverken vigtigt eller hastende
Opgaverne bidrager ikke nævneværdigt til dine mål og behøver heller ikke blive løst nu. Det kan være unødvendig kontrol, formålsløse møder eller den slags små overspringshandlinger, der på mystisk vis kan spise en halv arbejdsdag.
Her er den bedste løsning ofte at begrænse eller helt fjerne opgaven.
Modellen giver dig et ærligere billede
Eisenhowers prioriteringsmodel fortæller ikke automatisk, hvad du skal gøre. Den hjælper dig med at standse op og vurdere, om din tid faktisk bliver brugt på det, der betyder mest.
I videoen forklarer jeg, hvordan du kan bruge modellen i din egen hverdag.
Se videoen om Eisenhowers prioriteringsmodel
Sortér dine egne lederopgaver
Du finder en version af Eisenhowers prioriteringsmodel under “Øvelsesfiler” øverst på siden. Print den, eller tegn selv de fire felter på et stykke papir.
- Skriv ti jævnligt forekommende lederopgaver på hver sin lille seddel.
- Vælg et konkret tidspunkt i en almindelig arbejdsuge.
- Placér de ti opgaver i modellens fire felter ud fra, hvor vigtige og hastende de er på netop dette tidspunkt.
- Kig derefter kritisk på placeringen: Har du forvekslet noget, der larmer, med noget, der er vigtigt?
- Find mindst én opgave, du kan planlægge bedre, uddelegere eller helt fjerne.
Formålet er ikke at få opgaverne til at ligge pænt. Formålet er at blive klogere på, hvad der faktisk styrer din arbejdsdag.
Refleksion frem for kontrolspørgsmål
Efter lektionerne i LederMentor møder du refleksionsspørgsmål frem for en traditionel quiz. Ledelse handler sjældent om at kunne huske den rigtige formulering. Det interessante er, om du kan forbinde indholdet med din egen hverdag og ændre noget i praksis.
Du slipper dog ikke helt for quizzer. Kurserne afsluttes normalt med en quiz på 10–15 spørgsmål.
Refleksionsspørgsmål
-
Hvad styrer reelt dine prioriteringer i dag?
Er det dine mål, deadlines, andres forventninger eller de opgaver, der råber højest? -
Hvornår oplevede du senest at have travlt uden at komme tættere på det vigtigste?
Hvad brugte du tiden på? -
Hvilke vigtige opgaver uden en akut deadline bliver oftest skubbet foran dig?
Hvad risikerer du ved fortsat at udskyde dem? - Hvilken opgave kan du allerede i morgen planlægge bedre, uddelegere eller helt fjerne?
