Prioritering

Hvad kommer først, når du skal skabe de bedst mulige resultater med de ressourcer, du har til rådighed? Planlægning eller prioritering? 

Hvad mener du?

Jeg er ikke i tvivl! Det gør prioritering! Du er nødt til først at “rydde op” i dine prioriteringer af hvad der vil gøre størst gavn for din virksomhed, dit team eller dine resultater for at du kan rydde op i dine opgaver og bringe dig i en position, hvor du kan sætte nogle gode mål og lave en ordentlig plan! 

….. og hvordan gør man så det? Jo, der er flere tilgange, til at kunne lykkes med god prioritering og dem kigger vi på herunder.

Eisenhowers Prioriteringsmodel

Eisenhowers Prioriteringsmodel, som ses her nedenfor, blev angiveligt brugt af den tidligere amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower. Baggrunden for modellen kan spores tilbage til hans udtalelse: “Jeg har to slags problemer: de vigtige og de presserende. De presserende er sjældent vigtige, og de vigtige er sjældent presserende.” 

Eisenhower brugte denne tankegang til at prioritere opgaver og træffe beslutninger i både sit personlige og professionelle liv. Han opdagede, at mange mennesker brugte meget tid og energi på opgaver, der var presserende, men ikke nødvendigvis vigtige, og at dette ofte førte til, at de forsømte de vigtigste opgaver. 

For at undgå dette udviklede han prioriteringsmodellen, som hjælper med at sortere opgaver efter deres betydning og hvor akutte de er. På den måde kan man fokusere på de vigtigste opgaver først og undgå at blive fanget af presserende, men mindre vigtige opgaver. Modellen kan bruges til at prioritere opgaver, planlægge sin tid og træffe beslutninger, både i personlige og professionelle sammenhænge.

I videoen her forklarer jeg, hvordan du praktisk bruger Eisenhowers Prioriteringsmodel.

Modellen hjælper dig med at opdele opgaver i fire kategorier baseret på to dimensioner: vigtighed og uopsættelighed (opgaver det haster).

De fire kategorier er:

Vigtige og haster: Disse opgaver kræver øjeblikkelig handling, da de både er vigtige og har en tidsfrist eller deadline. Det kan f.eks. være en krise, en akut sundhedsmæssig situation, eller en vigtig rapport, der er bestilt med kort varsel og som skal afleveres i dag. 

Vigtige, men haster ikke:  Disse opgaver er vigtige for at opnå dine langsigtede mål eller for at undgå fremtidige problemer, men de har ikke en tidsfrist eller deadline. Det kan f.eks. være træning, planlægning af karriereudvikling, eller at opbygge relationer med vigtige kontakter.

Haster, men ikke vigtige: Disse opgaver kræver handling nu, men de er ikke kritiske for dine mål eller succes på lang sigt. Det kan f.eks. være at besvare en mail eller deltage i et rutinemæssigt møde. Ofte vil du kunne uddelegere opgaver i dette felt til din medarbejdere. Det vil give dig mere tid og give dine folk mulighed for at få nye spændende opgaver, der kan udfordre og udvikle dem Det kan selvfølgelig kræve lidt investering i udvikling, men på den lidt længere bane er det givet rigtig godt ud (lær mere om dette på kurset “Medarbejderudvikling og MUS). For dig og medarbejderen vil det blive win – win!!

Haster ikke og ikke vigtige: Disse opgaver har ingen tidsfrist og har heller ikke nogen betydelig indvirkning på dit liv eller arbejde. Det kan f.eks. være at surfe på internettet eller se fjernsyn.

Ved at bruge Eisenhowers Prioriteringsmodel kan du planlægge din tid og opgaver mere effektivt og undgå at blive overvældet af uopsættelige, men ikke vigtige opgaver på bekostning af de vigtige, men ikke uopsættelige opgaver.

I videoen nedenfor sætter jeg lidt flere ord på modellen og forklarer, hvordan du praktisk kan bruge Eisenhowers Prioriteringsmodel i din hverdag.

Øvelse

1) Print en version af Eisenhowers Prioriteringsmodel, du finder den under “Øvelsesfiler” øverst på siden her.

2) Noter 10 af dine jævnligt forekommende ledelsesopgaver på 10 små stykker papir.

3) Lad en anden person nævne en tilfældig dag, dato og tidspunkt på dagen, f.eks. tirsdag d. 5. december ’23 kl. 09:30.

4) Hvor ville du placere opgaverne i Eisenhowers Prioriteringsmodel på præcis dette tidspunkt? 

5) Placer opgaverne i de fire felter i modellen

6) Brug 2 minutter til at overveje om dine prioriteringer er rigtige.

7) Hvordan ville du efter nærmere overvejelse prioritere de 10 opgaver?

Refleksion

Efter hver leksikon findes et antal refleksions spørgsmål der giver dig mulighed for at slå bro mellem lektions indhold og den hverdag og din opgaver du arbejder med.  

Vi har valgt refleksions spørgsmål frem for en quiz ved lektion, idet mange af vores brugere oplever quizzer for en træls afbræk fra emnet. Derfor har vi prioriteret at slå bro til hverdagen og forankret indholdet på den måde, i stedet for en traditionel quiz der “blot” tester om man kan huske hvad man har læst. 

Du går dog ikke glip af en quiz hvis du godt kan lide at teste hvad du kan huske fra kurset. Alle kurser slutter af med en quiz der har mellem 10 og 15 spørgsmål. 

Refleksion spørgsmål

1. Hvordan prioriterer du dine opgaver i dag – og hvad styrer reelt dine valg?
   (Fx deadlines, andres forventninger, egne mål, vaner?)

2. Hvornår har du sidst haft følelsen af at løbe stærkt uden at nå de vigtigste ting – og hvad skyldtes det?
   (Var det presserende opgaver, overspringshandlinger eller manglende plan?)

3. Hvis du kigger på dine opgaver den seneste uge – hvor mange lå i feltet “vigtige, men ikke presserende”?
   (Fx udvikling, læring, relationer – og hvorfor blev de evt. nedprioriteret?)

4. Hvad kunne du med fordel uddelegere til andre – og hvad afholder dig eventuelt fra at gøre det?
   (Overvej både faglige og psykologiske barrierer)

5. Hvad vil du ændre i din måde at prioritere på fra i morgen – for at skabe mere værdi med færre ressourcer?